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やや複雑。支払調書とマイナンバーの収集

マイナンバー制度導入により、今後従業員等はもちろん、取引先の個人番号を収集することになるが、その収集時期は原則として、個人番号関係事務が発生した時点とされています。

不動産の使用料等の支払調書をはじめ、平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書の多くは個人番号の記載が必要となりますが、個人番号収集の時期は契約時点ではなく、調書の作成時期が原則で、支払調書の額が少額で税務署への提出を要しない場合は、個人番号の収集はできません。

ただし、不動産の使用料等の支払調書であれば、不動産の賃貸借契約等その年に支払う金額が決まっているものが多く、契約時点で一定の額を超えることが予見されれば、支払調書作成時期ではなく、契約時点で個人番号の収集が可能とされています。

不動産の使用料等の支払調書は、その年の支払金額の合計が15万円を超えるものについては税務署への提出義務があり、15万円以下であれば提出は不要ですが、年のはじめに契約を行うなどして、その年の賃料の合計が15万円を超えることが明らかとなれば、契約時点で個人番号の収集が可能となります。

年の中途の契約で、その年中に15万円を超えないことが分かれば収集はできませんが、翌年の合計額が15万円を超えることがその時点で予見できる場合には、翌年の支払調書作成事務等のために個人番号を収集することは可能です。

税務署への支払調書提出義務が生じることを予見して個人番号を収集しても、その契約内容が年の中途で変更になり、税務署への提出が不要となった場合には、収集した個人番号については速やかに復元可能な手段で削除、廃棄をする必要があります。

なお、税務署への支払調書提出が不要となった場合でも、提出が禁止されているわけではありません。そのため、個人番号を支払調書作成のために収集しているのであれば、税務署へ提出をしても、個人番号の利用目的の範囲内として取り扱われることになります。

年末調整終えて 個人事業者との間でマイナンバーのやりとりがされる際に混乱が起きないことを期待します(参考:税務通信)。